Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger

Vegtilsynet behandler personopplysninger gjennom virksomheten sin. Personopplysningene blir kun brukt til formålet de er samlet inn for. Vegtilsynet deler ikke personopplysninger med tredjepart, med mindre dette er pålagt.

Vegtilsynet er Samferdselsdepartementets fagenhet som skal kontrollere og føre tilsyn med Statens vegvesen og Nye veier AS følger krav til sikkerhet i riksveginfrastrukturen. I denne sammenhengen samler Vegtilsynet inn personopplysninger i henhold til vegloven § 11 f. Når Vegtilsynet gjennomfører en tilsynssak innhenter vi dokumentasjon fra tilsynspart. Disse dokumentene kan inneholde personopplysninger.

Vegtilsynet er underlagt offentlighetsloven og forvaltningsloven. Offentlighetsloven inneholder bestemmelser om retten til å få se (innsyn) i dokumenter i offentlig forvaltning. Hovedregelen er at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre liknende registre. Loven inneholder også bestemmelser om hva som regnes som dokument og når et dokument blir offentlig. (Fra lovdata)

Forvaltningsloven inneholder regler om hvordan offentlige myndigheter skal behandle saker. Disse reglene kalles saksbehandlingsregler. Dette er viktige regler fordi de gjelder den enkeltes rett til å få behandlet sine saker av offentlige myndigheter på en forsvarlig og riktig måte. (Fra lovdata)

Når du er i kontakt med Vegtilsynet

Vegtilsynet behandler personopplysninger om deg når du kontakter oss gjennom telefoni og e-post. Dette er for å kunne besvare henvendelsen din. Vi behandler disse opplysningene i henhold til forvaltningsloven §11. Personopplysninger som blir lagret er kontaktopplysninger, navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt andre opplysninger du legger ved. Gjennom vår nettside kan du sende oss melding anonymt. Hvis korrespondansen du har med oss er arkivverdig, blir den oppbevart i henhold til lov om arkiv med forskrift.

Se avsnittet Postjournal og innsyn.  

Kjøp av varer og tjenester

I tilfeller der Vegtilsynet har kjøpt varer må vi behandle personopplysninger for å oppfylle avtalen vi har inngått og for å oppfylle økonomireglementet i staten punkt 4.4.10.2. Regnskapsmaterialet må oppbevares i ti år.  Økonomi- og fakturasystemet vårt er levert av Direktoratet for økonomistyring.

E-post

Vegtilsynet bruker Office 365 til e-post, levert av Capgemini. Når du sender e-post til vårt postmottak blir e-posten slettet tre måneder etter avsluttet saksgang, med mindre den er arkivverdig etter offentlighetsloven. Er e-posten arkivverdig blir den arkivert i vårt sak- og arkivsystem.

Telefoni

Vegtilsynet bruker Phonero som leverandør av mobilabonnement og sentralbord. Alle innkommende anrop til sentralbordnummeret 56528800 blir loggført. Loggen blir oppbevart i tre måneder før den blir slettet.
https://www.phonero.no/informasjon/personvern

Jobb i Vegtilsynet

Når du søker på stilling i Vegtilsynet må vi behandle personopplysninger etter lov om statens ansatte § 3, for å vurdere søknaden din mot andre søkere. Søknaden blir registrert av deg selv med vedlegg i Easycruit. Under søknadsprosessen blir den best kvalifiserte kandidaten innstilt og forlagt innstillingsrådet. Dette er etter lov om statens ansatte § 5.

Når søknadsprosessen er over og stillingen er besatt, blir søknadene til kandidatene som ikke nådde opp slettet.

I Easycruit kan du som søker selv velge at vi oppbevarer søknadsdokumentene lenger. Ved endt søknadsprosess tar Vegtilsynet kun vare på søknaden til kandidaten som ble ansatt.
Det er kun direktør, HR-ansvarlig og innstillingsrådet som får tilgang på dokumentene du leverer inn.
Andre søkere på stillingen har muligheten til å få innsyn i utvidet søkerliste.

Postjournal og innsyn

Vegtilsynet er pliktig å ha arkiv etter lov om arkiv § 6. Vi er også pålagt å føre inngående og utgående saksdokumenter etter forskrift til offentlighetsloven § 6 og forskrift om offentlig arkiv § 9.

Vegtilsynet bruker Public 360 som sitt sak- og arkivsystem. Datasystemet er levert av Tieto. Når vi mottar dokumenter som er arkivverdige blir de journalført og oppbevart. Bevaringstid er etter bevaring- og kassasjonsplan som normalt er 25-30 år.

Vegtilsynet publiserer postjournalen på einnsyn.no.

På einnsyn.no kan alle kreve innsyn i Vegtilsynets journalførte dokumenter. Ved slike innsynskrav kan det bli utlevert personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Nettsida

Vegtilsynet lagrer ikke personopplysninger om besøkende på nettsiden.

Vi lagrer ikke informasjonskapsler eller analysedata utenom enkel besøksstatistikk. Denne kan ikke spores tilbake til brukeren av nettsiden.

Eksempel på slik statistikk er:

  • antall besøk på vegtilsynet.com
  • hvilke sider som blir besøkt
  • hvor lenge besøket varer
  • hvilken som brukes

Vegtilsynet bruker ikke verktøy for å analysere brukeratferd til besøkende på vegtilsynet.com.

Velger du å kontakte oss gjennom kontaktskjemaet på nettsiden blir dette sendt til oss på
e-post.  

Databehandlere

Vegtilsynet har flere databehandlere til forskjellige formål.

E-post, nettside og sak- og arkivsystemet blir levert av Capgemini.
Telefonisystemet blir levert av Phonero.
Økonomi- og regnskapssystemet blir levert av Direktoratet for økonomistyring.

Logging

Alle IT-systemene til Vegtilsynet har alminnelig loggfunksjon. Disse loggene blir kun brukt til å løse eventuelle tekniske problemer. I tilfeller der det har skjedd en kriminell handling kan disse loggene bli utlevert til politiet.

Dine rettigheter

Når Vegtilsynet behandler personopplysninger har du forskjellige rettigheter. Les om dine rettigheter hos Datatilsynet her:

https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Klage på behandling av personopplysninger

Hvis du mener Vegtilsynet ikke overholder reglene for behandling av personopplysninger kan du kontakte vårt personvernombud Yngve Knausgård på: yngve.knausgard(at)vegtilsynet.com

Du kan også klage på behandling av personopplysninger hos Datatilsynet. Mer informasjon finner du på datatilsynet.no