Tilsynsrapport sak 2016-02

Oppfølging av stikkprøvekontrollar i driftskontraktar Statens vegvesen, Region sør


Om rapporten

Denne rapporten er basert på tilsyn i Statens vegvesen, Region sør. Tilsynssaka omhandlar oppfølging av stikkprøvekontrollar i driftskontraktar.

Med bakgrunn i tilsynsfunna har Vegtilsynet gitt tre tilrådingar.

Tilsynspart skal innan fastsett frist kome med tilbakemelding på korleis tilrådingane vil verte handtert, saman med ein handlingsplan for gjennomføring av eventuelle tiltak.


Samandrag

Driftskontraktane er Statens vegvesen sin reiskap for å oppretthalde funksjonen på vegnettet.  God kvalitet på drifta av vegnettet er viktig for trafikksikkerheita. Ettersom sjølve driftsoppgåvene vert utført av entreprenørar er Statens vegvesens oppfølging av driftskontraktane og kontroll med det utførte arbeidet av stor betyding.

Målet med tilsynet har vore  å undersøke om Statens vegvesen, Region sør følger opp og kontrollerer driftskontraktane med stikkprøvekontrollar i samsvar med krav. 

Tilsynet omfattar driftskontraktane Ringerike, Hallingdal og Vest Telemark.


Mangelfull planlegging av stikkprøvekontrollar

Tilsynet har vist at  planlegginga av kontrollar er mangelfull. Ein av driftskontraktane hadde ikkje lagt inn plantal i rapportering- og oppfølgingssystemet. To av driftskontraktane hadde ikkje utarbeidd grunnlag for plantal for 2016. For desse to går det ikkje fram korleis dei har sikra at plantala er i samsvar med føringar og er tilpassa den enkelte driftskontrakt. Vidare var ikkje vekeplanar i samsvar med grunnlaget for plantala eller i samsvar med plantala. 


Lågt kontrollnivå

Tilsynet har vist at stikkprøvekontrollar ikkje vert  gjennomført i samsvar med plan. Tal utførte kontrollar av planlagde kontrollar var mellom 50 prosent til 89 prosent i kontraktperioden. Kontrollnivået var lågt, særleg på gang- og sykkelveg, der tal utførte kontroller av planlagde kontrollar var mellom null prosent og 22 prosent. 


Ufullstendig oppfølging av manglar 

Vegtilsynets undersøkingar viste ufullstendig registrering av manglar. Feil arkivering førte til at det vart vanskeleg å halde oversikten over manglane i arbeidet med å korrigere og førebygge. Dette kan også føre til at manglane ikkje vert registrert i kontrollrapportane som gir styringsinformasjon til regionen og Vegdirektoratet. 45 prosent av undersøkte manglar var ikkje behandla slik dei skal i høve til  kontrakten.

Tilsynet tyder på at manglar som har oppstått tidlegare ikkje fører til økonomiske sanksjonar for to av dei tre kontraktane. 

På grunnlag av det som er avdekka under tilsynet er Vegtilsynets vurdering at Statens vegvesen, Region sør, ikkje følger opp alle driftskontraktane i samsvar med krav. Spesielt mangelfull er oppfølginga av gang- og sykkelvegar. Vegtilsynets stikkprøvekontrollar viste at gang- og sykkelvegnettet ikkje oppfylte krava til driftstilstand på det tidspunktet Vegtilsynet undersøkte. 

Det kan synast som om det er for svak opplæring og kunnskap omkring bruken av rapporterings- og oppfølgingssystemet og gjeldande regelverk. Dette kan vere medverkande årsak til at planlegging og oppfølging av stikkprøvekontrollar ikkje skjer i samsvar med krav. 

Rapporten inneheld åtte funn og Vegtilsynet har med bakgrunn i desse gitt tre tilrådingar.


1. Bakgrunn

Driftskontraktane er Statens vegvesen sin reiskap til å oppretthalde funksjonen på vegnettet. God kvalitet på drifta av vegnettet er viktig for trafikksikkerheita. Ettersom sjølve driftsoppgåvene vert utført av entreprenør er Statens vegvesen si oppfølging av driftskontraktane og kontroll med det utførte arbeidet av stor betyding. Dette vert òg vektlagt  i tildelingsbrevet til Statens vegvesen for 2016 der Samferdsledepartementet skriv: 


Innen drift skal tiltak rettet mot trafikksikkerhet prioriteres. Dette gjelder særlig for vinterdriften der brøyting, salting og strøing er de viktigste oppgavene. Strekninger med mange og alvorlige ulykker skal følges opp særskilt. Videre må driftsoppgaver som har direkte konsekvenser for framkommeligheten prioriteres, spesielt forutsigbarhet for tungtransporten. Det er også viktig å bedre forholdene for de som velger kollektivtransport, sykkel og gange og å gjøre reisekjeden tilgjengelig hele året.

Byggherreoppfølging for å kunne kontrollere riktig kvalitet på drifts- og vedlikeholdsarbeid skal videreføres i 2016. Departementet understreker i denne sammenheng det kontrollansvaret som Statens vegvesen har med oppfølgingen av driftskontraktene.

 

I Statens vegvesen sin rapport nr. 287 «Dødsulykker i vegtrafikken Region sør 2005-2012» har Region sør gjennomgått alle ulykkene (363 stk.) som er granska av ulykkesanalysegruppa (UAG). Rapporten omfattar dødsulykkene på alle typar veg og peiker blant anna på følgande:
 

  • 45 ulykker (13 prosent) skjedde under vinterlege forhold med glatt eller snødekt veg
  • 128 ulykker (35 prosent) skjedde i mørket. Ser vi berre på fotgjengarulykker, vert andelen mørkeulykker 46 prosent
  • ikkje utført eller mangelfullt utført drifts-/vedlikehaldsarbeid kan ha vore medverkande årsak i 78 ulykker (21 prosent)


Dersom vi berre ser på riksvegar for perioden 2007-2014 (data frå STRAKS-registeret1) viser statistikken at det på Rv 7, strekninga Ørgenvika – Haugastøl har vore 116 trafikkulykker. Tolv av desse var dødsulykker, ei medførte svært alvorleg skade, 19 alvorleg skade og 84 lettare skade. For E16, strekninga Oppland gr. – Sollihøgda har det vore 190 trafikkulykker. 13 av desse var dødsulykker, to medførte svært alvorleg skade, 21 alvorleg skade og 157 lettare skade.

Vegtilsynet har i tre tidlegare tilsynssaker2 peika på at Statens vegvesen ikkje følger alle krav  når det gjeld kontraktoppfølging.

Region sør er valt som tilsynspart. Valet er gjort blant anna med bakgrunn i tildelingsbrevet for 2016 (nemnt ovanfor) og ut frå tal trafikkulykker i perioden 2007-2014, med særleg vekt på Rv 7 og E16.


2. Mål og problemstillingar

Målet med tilsynet er å undersøke om Statens vegvesen, Region sør følger opp og kontrollerer driftskontraktane med stikkprøvekontrollar i samsvar med krav.

For å undersøke dette har Vegtilsynet sett på følgande problemstillingar:


Problemstilling 1 

Vert stikkprøvekontrollane planlagt i samsvar med krav?

1.1     Vert det før starten på året laga ein plan for kor mykje tid som skal brukast og kor mange stikkprøvar som skal gjennomførast?
1.2     Vert planlagt omfang av stikkprøvekontrollane tilpassa kontrakten?
1.3     Vert kontraktvegnettet delt i faste kontrollruter for stikkprøvekontrollar?
1.4     Vert vekeplanar utarbeidd i ELRAPP, og er desse i samsvar med grunnlaget for plantal?


Problemstilling 2

Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med krav?

2.1    Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med plan?
2.2    Vert det gjennomført oppfølgingskontroll når tiltakstid er ute? 


Problemstilling 3

Vert kontrollresultat etter stikkprøvekontrollar behandla i samsvar med krav? 

3.1    Vert manglar med eller utan trekk registrert i ELRAPP i samsvar med krav?
3.2    Vert manglar (og avvik) behandla i samsvar med krav? 
3.3    Vert det økonomiske sanksjoner brukt når manglar gjentek seg?


Avgrensing

Tilsynet er avgrensa til planlegging og gjennomføring av stikkprøvekontrollar og behandling av kontrollresultat.


Omgrepsbruk

ELRAPP 

«ELRAPP er et system for elektronisk rapportering og oppfølging av oppgaver relatert til drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar (driftskontrakter) for Statens Vegvesen. 

ELRAPP brukes til rapportering mellom entreprenør og byggherre. Systemet er også et verktøy for planlegging, innrapportering og oppfølging av byggherrekontroll.»3


AVVIK 

«Avvik er tilstand/situasjon som ikke er i samsvar med gjeldende standard og kravspesifikasjon i kontrakten. Begrepet inkluderer også situasjoner der det er gitt rom for tiltakstid. For eksempel vil et synlig skjevt skilt være et avvik også før det har gått en måned. Begrepet kan også inkludere avvik fra standard som ligger utenfor det entreprenøren har ansvar for å utbedre.»4


TILTAKSTID 

«Tiltakstid er tiden fra avvik fra krav oppstår til avvik er utbedret. Tidspunkt hvor avvik fra krav oppstår vil i praksis bety tidspunkt hvor kunnskap om avviket foreligger eller burde foreligget».5


MANGEL 

«Det foreligger en mangel dersom kontraktsarbeidet ikke er i den stand byggherren har krav på etter kontrakten, og dette skyldes forhold entreprenøren svarer for.»6

Ein mangel kan vere med eller utan økonomiske sanksjonar. 


STIKKPRØVEKONTROLL  

«Stikkprøvekontrollene er planlagte kontroller».7


PLANTAL8

Planlagt omfang av stikkprøvekontroll i samsvar med SOPP. 


SOPP

VD-rapport nr. 35 System for oppfølging av driftskontrakter – SOPP Versjon 5 med vedlegg (heretter kalla SOPP).


3. Gjennomføring og metode

Tilsynssaka er gjennomført som ein revisjon.9 Tilsynspart i denne saka er Statens vegvesen, Region sør. 

I Statens vegvesen, Region sør er det 24 driftskontraktar, inkludert to OPS-kontraktar. Kontraktane 0602 Ringerike og 0604 Hallingdal vart valt på bakgrunn av ulykkesstatistikk på E16 og Rv7. Vest Telemark vart valt tilfeldig.

Tilsynet omfattar dermed følgande kontraktar:

  • 0602 Ringerike 2013-2018
  • 0604 Hallingdal 2014-2019
  • 0801 Vest Telemark 2013-2018

Datainnhenting er gjort frå kontraktstart, som er 1. september det året den enkelte kontrakt startar, til og med januar 2016.

Vegtilsynet sende varsel om tilsyn 1. februar 2016. Det vart gjennomført opningsmøte med tilsynspart 8. februar 2015 for å informera ytterlegare om tilsynssaka, gjere nødvendige avklaringar om gjennomføringa av tilsynet, og å opprette ein god dialog med tilsynspart.

Tilsynspart vart beden om å legge fram dokumentasjon som grunnlag for ein dokumentgjennomgang. Vegtilsynet har i tillegg hatt lesetilgang i ELRAPP for å hente ut informasjon om driftskontraktane. Etter dokumentgjennomgangen vart det gjennomført intervju med byggeleiarar og kontrollingeniør for kvar av dei tre driftskontraktane, til saman seks intervju. 

Vegtilsynet har henta ut nødvendig informasjon frå Statens vegvesen sitt kvalitetssystem, Statens vegvesen sitt saksbehandlingssystem (SVEIS/MIME), internt fellesområde for lagring av filer og annan dokumentasjon, og har brukt dette under førebuinga og gjennomføringa av tilsynet.

Problemstillingane er undersøkt ved dokumentgjennomgang, supplert med intervju. 

Tilsynspart har lagt alle forhold til rette for ei effektiv gjennomføring av tilsynet.


Stikkprøvekontrollar

Vegtilsynet har gjennomført stikkprøvekontrollar for å sjå om det finst eksempel på avvik og manglar som kan vere av betyding for trafikksikkeheita. Følgande strekningar og driftskontraktar har vore kontrollert:

  • 0602 Ringerike 2013-2018 med følgande vegar: Ev16, Rv7 og Rv35
  • 0604 Hallingdal 2014-2019 med følgande vegar: Rv7 Haugastøl – Ørgenvika og Rv 52 Gol – Ulsåk.

Vegtilsynet ville mellom anna sjå spesielt på forholda for mjuke trafikantar i tettstader, og følgande prosessar vart kontrollert:

  • 77.82 Kantstolper 
  • 77.86 Brøytestikk
  • 78.2 Skilt
  • 92 Rydding
  • 93 Strøing
  • 95 Brøyting

Utkast til rapport vart lagt fram for tilsynspart 07.04.2016, med frist for å gje tilbakemelding på faktafeil. Tilsynspart gav slik tilbakemelding innan fristen og dette er tatt omsyn til ved utarbeiding av endeleg tilsynsrapport.



Problemstilling 1: Vert stikkprøvekontrollane planlagt i samsvar med krav?


1.1 Vert det før starten på året laga ein plan for kor mykje tid som skal brukast, og kor mange stikkprøvar som skal gjennomførast?

Problemstillinga er undersøkt ved å sjå om plantala for tal dagsverk og tal stikkprøvekontrollar er lagt inn i ELRAPP i åra 2014, 2015 og 2016 for dei tre undersøkte kontraktane. Dette vart gjort både for riksveg og for gang- og sykkelveg langs riksvegane.

Undersøkingane vart gjort 1. februar 2016, då saka vart varsla, og då endeleg dokumentasjon vart tilsendt, 17. februar 2016.

Gjennom intervju vart det undersøkt om plantala var lagt inn før starten av året. Det vart undersøkt om plantala vart revidert årleg, før innlegging i ELRAPP.

Intervjuet tok også føre seg korleis oppfølginga var frå regionen dersom plantala ikkje var lagt inn, og korleis tilsynspart planlegg stikkprøvekontrollar når det ikkje finst planar eller plantal å følge.


1.2  Vert planlagt omfang av stikkprøvekontrollane tilpassa kontrakten?

Vegtilsynet bad om å få tilsendt dokumentasjon som viste grunnlaget for plantala lagt inn i ELRAPP for kontraktstart til og med 2016 for dei tre driftskontraktane. I tillegg vart planlagde dagsverk for same periode undersøkt. Det vart ikkje brukt informasjon for dei fire første månadane i Vest Telemark fordi dei andre to kontraktane ikkje starta før i 2014. Ein valde difor å sjå på data for alle kontraktane frå 2014.

Vegtilsynet samanlikna grunnlaget for plantal med plantala som er lagt inn i ELRAPP for kontraktstart til og med 2016 for å sjå om det var samsvar mellom desse. Dette vart gjort både for riksveg og gang- og sykkelveg. Det vart også undersøkt om gang- og sykkelveg hadde same kontrollfrekvens som kjørevegen den ligg langs.

Vegtilsynet sjekka ÅDT på dei undersøkte vegane for å finne krav til frekvens på stikkprøvekontrollane. Deretter vart grunnlaget for plantala sett opp mot minimumskrava som SOPP stiller til frekvens på stikkprøvekontrollar. 
Vidare undersøkte Vegtilsynet om prosessane som er omfatta av driftskontraktane er inkludert i grunnlag for plantal for 2014-2016. 

Gjennom  intervju vart det undersøkt om omfang av stikkprøvekontrollane var tilpassa kontraktane.


1.3 Vert kontraktvegnettet delt i faste kontrollruter for stikkprøvekontrollar?

Det vart undersøkt om kontrollruter er lagt inn i ELRAPP for 2016. Det vart også sjekka om rutene var av rimeleg lengde, ikkje over 150 km eller over 4 timar med snittfart 40 km/t. Vidare vart det undersøkt om det var laga faste kontrollruter både for riksveg og for gang- sykkelveg langs riksvegen. Dette vart gjort for alle tre driftskontraktane.

Det vart brukt intervju for å undersøke korleis planlegging av kontrollar vert gjennomført, og korleis tilsynspart sikrar at det vert gjennomført stikkprøvekontrollar på alle vegane i kontrakten. 


1.4 Vert vekeplanar utarbeida i ELRAPP, og er desse i samsvar med grunnlaget for plantal?

Vegtilsynet har undersøkt om planlagde stikkprøvekontrollar i vekeplanane samsvarar med grunnlaget for plantal. Undersøkinga er gjort for september, oktober, november og desember 2015.

Det vart gjennomført intervju for å undersøkje når planlagde stikkprøvekontrollar vert lagt inn i ELRAPP.


Problemstilling 2: Vert stikkprøvekontrollar gjennomført i samsvar med krav?


2.1 Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med plan?

Vegtilsynet har i alle tre kontraktane samanlikna plantala med tal og type stikkprøvekontrollar som er lagt inn i vekeplanane i ELRAPP. Vidare er det undersøkt om stikkprøvekontrollane er gjennomført i samsvar med plan. 

Undersøkinga vart gjort for perioden september, oktober, november og desember 2015 for dei tre driftskontraktane. I tillegg er det undersøkt for heile kontraktperioden for kvar  kontrakt. Tabellen med resultata for denne undersøkinga er vedlagt rapporten. 

Vegtilsynet fekk tilsendt dokumentasjon på kor mykje tid som er brukt til stikkprøvekontrollar, og som er registrert på produktkode C506 i Timereg i  2013- 2015.  Dokumentasjonen vart samanlikna med planlagd tidsbruk i plantala, for å sjå om regionen har sett av dei ressursane som dei ser som nødvendig for å gjennomføre kontrollverksemda i følge krava.


2.2 Vert det gjennomført oppfølgingskontroll når tiltakstid er ute?

Problemstillinga er undersøkt ved å gå gjennom dei ti siste arkiverte avvik i 2015 i meldings- og aktivitetsloggen i ELRAPP, for å sjå om oppfølgingskontroll er planlagt og gjennomført etter at entreprenøren sin frist for å utbetre avvika er utgått. 

I tillegg er det gjennom intervju undersøkt korleis oppfølgingskontroll vert planlagt og gjennomført.

Problemstilling 3: Vert kontrollresultat etter stikkprøvekontrollar behandla i samsvar med krav?


3.1 Vert manglar med eller utan trekk registrert i ELRAPP i samsvar med krav?

Vegtilsynet bad om å få tilsendt dokumentasjon på dei ti siste arkiverte manglane med eller utan trekk for kvar av driftskontraktane. Vegtilsynet undersøkte om manglane var arkivert i ELRAPP i samsvar med krav. 

Det er også gjennom intervju undersøkt korleis manglar med eller utan trekk vart arkivert. 


3.2 Vert manglar (og avvik) behandla i samsvar med krav?

Vegtilsynet bad om å få tilsendt dokumentasjon, byggemøtereferat, e-postar og anna, som viser korleis behandlinga av dei ti siste arkiverte manglane, med eller utan trekk, har vorte gjennomført og følgt opp. Informasjon i ELRAPP vart også brukt.

Også gjennom intervju vart det undersøkt korleis tilsynspart handterer manglar, kva rutinar/prosedyrar dei brukar i dette arbeidet, og korleis dei følger opp entreprenør i samband med manglar.


3.3 Vert det brukt økonomiske sanksjoner når manglar gjentek seg?

Vegtilsynet bad om å få tilsendt dokumentasjon på manglar med trekk for heile kontraktperioden for alle tre kontraktane. 

ELRAPP og tilsendt dokumentasjon vart undersøkt for å sjå om same avvik/mangel har skjedd tidlegare, om forbetringar vart foreslått, og korleis tilsynspart handterte manglane vidare i systemet.

I tillegg vart det undersøkt om økonomiske sanksjonar vart brukt når manglane gjentok seg og det ikkje var gjennomført forbetringstiltak, og kva rutinar/prosedyrar dei brukar i dette arbeidet.


4. Tilsynskriterium 

Tilsynskriteria i saka baserar seg på og er utleda frå følgande prosessar og kravdokument:

  • NA Rundskriv 2011/16 Krav til kontroll av driftskontrakter
  • VD-rapport nr. 35 System for oppfølging av driftskontrakter – SOPP Versjon 5 med vedlegg (heretter kalla SOPP)
  • Håndbok R760 Styring av vegprosjekter, november 2012 (heretter kalla Handbok R760) 
  • Driftskontraktane for: 
  • - 0602 Ringerike 2013-2018
  • - 0604 Hallingdal 2014-2019
  • - 0801 Vest Telemark 2013-2018

Relevante utdrag frå kravdokumenta går fram av vedlegg 4. 

Tilsynskriteria for kvar problemstilling er presentert under. 


Problemstilling 1: Vert stikkprøvekontrollane planlagt i samsvar med krav?10


Før starten av året skal det lagast ein plan for kor mykje tid som skal brukast til stikkprøvekontroll og kor mange stikkprøvekontrollar som skal gjennomførast (kalla plantal). Planen skal utarbeidast for kva månad og kontrollane skal vere fordelt på vegtype. Denne planen dannar grunnlaget for dei plantala som skal leggast inn i ELRAPP. Plantala skal fordelast i tal dagsverk og tal stikkprøvekontrollar. 

Plantala må tilpassast den enkelte driftskontrakt, mellom anna skal den vere basert på tilrådd frekvens. I vedlegg 1 til SOPP («Stikkprøvekontrollfrekvens») er det utarbeidd ein tabell med anbefalt frekvens for stikkprøvekontroll per prosess ut frå trafikkmengd (ÅDT). Kontrollomfanget er delt i tre kategoriar; fleire gonger per år, ein gong per år eller ein gong annan kvart år på alle aktuelle vegar. Frekvenstabellen går fram av vedlegg 1 til rapporten. 

Gang- og sykkelveg har normalt same kontrollfrekvens som kjørevegen den ligg langs. 

Plantala skal ikkje endrast undervegs i året. 

Det vil normalt vere hensiktsmessig å dele inn heile eller delar av kontraktvegnettet i faste kontrollruter for stikkprøvekontrollar. Kontrollrutene kan leggast inn i ELRAPP. 

I løpet av året skal dei planlagde stikkprøvekontrollane for dei kommande vekene leggast inn i ELRAPP. 


Problemstilling 2: Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med krav?11 


Stikkprøvekontrollane skal gjennomførast i samsvar med planen som er laga for den aktuelle månaden. Stikkprøvekontrollverksemda kan i løpet av året avvike frå det planlagde. Endring kan skuldast:  

  • at tilgjengelege ressursar til kontrollarbeid vert endra
  • at resultatet frå gjennomførte kontrollar gir behov for å auke eller redusere omfanget av stikkprøvekontrollar

Tid som vert brukt til kontrollarbeid skal registrerast i timeregistrering på produktkode C506. 

Oppfølgingskontroll skal gjennomførast når tiltakstida er ute. 


Problemstilling 3: Vert kontrollresultat etter stikkprøvekontrollar behandla i samsvar med krav?12  


Byggherre skal gjennomgå kontrollresultata, og dei han ønsker å gå vidare med, vert sende til entreprenør. Tilbakemelding frå entreprenør skal innehalde ei beskriving av mangelen, vurdering av årsaka, beskriving av korrigerande tiltak (kva er gjort og tidspunkt for tiltak) og ei vurdering om gjentaking av liknande type mangel kan forhindrast gjennom oppdatering av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen. 

Dersom byggherren har konkludert med at eit avvik representerer ein mangel i høve til kontrakt, skal dette behandlast i byggemøte. 

Alle avvik som vert mangel skal registrerast som mangel med eller utan trekk. 
Dersom mangelen har oppstått tidlegare og entreprenøren lar vere å gjennomføre forbetringstiltak som avtalt, skal byggherren gjennomføre økonomiske sanksjonar.


5. Innhenta data


Vegtilsynet sin stikkprøvekontroll


Stikkprøvekontrollane vart gjennomført 3. og 4. februar 2016. Været var opplett klart/lettskya, med ein del vind. Temperaturen varierte mellom -10 og -3 grader. Bileta under viser nokre av dei avvika Vegtilsynet fann på stikkprøvekontroll på Rv7, Ev16, Rv51 og Rv35. Det vart registert fleire avvik. Avvika det er vist til er tilstanden på vegen den dagen kontrollane vart gjennomført, og er meint som illustrasjon på kva som kan oppstå ved manglande kontrollverksemd. 

Trass i at det vart avdekka fleire avvik under kontrollen, observerte Vegtilsynet òg mykje bra utført vintervedlikehald. Køyrebana var godt brøyta og strødd på kontrolldagane. Dette gjaldt spesielt strekningar på Rv52 Hp3, der det var brukt fastsand som strømiddel. Vegtilsynet hadde ikkje tilgjengeleg friksjonsmålar, men opplevde svært god friksjon på strekninga. 
  
 

2016-02 Bilde 1
Parti av gang og sykkelvegen var svært glatt og ikkje framkommande. Fotgjengarar og syklistar kan verte leda ut på riksvegen.
2016-02 Bilde 2
2016-02 Bilde 3
Det var ikkje brøyta ved sjølve gangfeltet, og det er i tillegg svært dårleg sikt på grunn av snøhaug. Fotgjengarar vert ikkje oppdaga før dei er ute i vegen.
2016-02 Bilde 4
Gangfelt er ikkje brøyta. Dette kan føre til at brukarane kryssar vegen andre plassar.
2016-02 Bilde 7
Skilt er uleseleg grunna snø. Vegtilsynet fann fleire slike avvik på Rv7.
2016-02 Bilde 5
Manglande brøyting av gangfelt. Gåande må ut i vegen eller klatre over snøhaug for å komme til gangfelt.
2016-02 Bilde 6
Bildet viser samme gangfelt, men over ein månad seinare.

 

Problemstilling 1: Vert stikkprøvekontrollane planlagt i samsvar med krav?


1.1 Vert det før starten på året laga ein plan for kor mykje tid og kor mange stikkprøvekontrollar som skal gjennomførast?

Gjennomgangen viste at plantala for tal dagsverk og tal stikkprøvekontrollar ikkje er lagt inn i ELRAPP i 2016 for ein av dei tre driftskontraktane. Tal stikkprøvekontrollar er fordelt på vegtype og månad, for heile året.

For driftskontrakt 0602 Ringerike var det på undersøkingsdatoen, 1.februar 2016 kl. 1000, ikkje lagt inn plantal som viser tal dagsverk og tal stikkprøvekontrollar for året 2016.  

Tabellen under viser resultata frå gjennomgangen i ELRAPP.

2016-02 tabell 1
Tabell 1.1: Tal stikkprøvar på riksveg for åra 2014–2016, medan tal dagsverk viser omfanget for heile kontraktområdet inkludert fylkesvegnettet. 

* 0602 Ringerike hadde ikkje lagt plantal i ELRAPP per 01.02.16 kl. 1000. Ved ny kontroll 02.02.16 kl. 0900 var plantala ført inn.
** 0604 Hallingdal-kontrakten starta opp september 2014. Tal kontrollar og dagsverk 2014 er difor berre for månadane september, oktober, november og desember. 
*** Byggeleiinga har ifølge tilsendt dokumentasjon redusert tal dagsverk på kontrakten, då dei meiner kontrakten har eit vegnett der ÅDT er litt under middels.   


Under intervju kom det fram at driftskontrakt 0602 Ringerike lagra plantala for 2016 i ELRAPP 2. februar 2016 etter purring frå regionen. Vidare vart det opplyst at plantala for 2016 er dei same som har vore brukt tidlegare år, og at dei ikkje har vore revidert. 

I intervju med 0604 Hallingdal, kom det fram at plantala stort sett er ført inn som erfaringstal frå tidlegare år. 

I kontrakten 0801 Vest Telemark, vert plantala lagt inn på nyåret og følgt opp av prosjektleiinga. Under intervjuet vart det opplyst at plantala bygger på erfaringstal frå tidlegare år.


1.2 Vert planlagt omfang av stikkprøvekontrollane tilpassa kontrakten?

Vegtilsynet fekk tilsendt grunnlaget for plantala som er lagt inn i ELRAPP for ein av dei tre kontraktane. For dei to andre fekk ikkje Vegtilsynet tilsendt dokumentasjon som inneheldt tilstrekkeleg data, sjå nærare utgreiing under. 

0602 Ringerike

Vegtilsynet har ikkje fått eit komplett grunnlag for plantala i ELRAPP for 2014, 2015 eller 2016. Vegtilsynet fått eit dokument frå 2012 som visar kva prosessar som skal kontrollerast årleg og kva prosessar som skal kontrollerast annan kvart år på dei forskjellege vegane. Dokumentet viser ikkje når på året kontrollane skal gjennomførast eller kor mange kontroller som skal gjennomførast. Det er ikkje mogeleg å lese tal kontrollar eller planlagt tidsbruk utifrå dokumentet. Etter Vegtilsynet si vurdering er dokumentet så mangelfullt at det ikkje kan brukast som dokumentasjon i saka. 

Gjennom intervju vart det stadfesta at det er utarbeidd eit dokument som skulle ha vore brukt som grunnlag for planlegginga av plantala. Byggeleiinga opplyste at dokumentet ikkje er brukt, og at dei i staden har vidareført plantala frå tidlegare år. Byggeleiar meiner årsaka er at dei ikkje klarar å følge opp kontrollsystemet som SOPP legg opp til, men orienterte om at dei har sett i gang ein prosess for å betre dette. 

0604 Hallingdal

Vegtilsynet tok imot to dokument: «kontrollplan for oppfølging 2014» og «kontrollplan for oppfølging 2015» som er grunnlag for plantala i 2014 og 2015. På førespurnad vart også grunnlag for plantal 2016 gjort tilgjengeleg.

Grunnlaget for plantala omfattar Rv 7 og Rv 52. Det går fram av dokumentet «kontrollplan for oppfølging 2015» at  gang- og sykkelvegar er inkludert. Det er òg kommentert på framsida av dokumentet at «gs utføres samtidig med tilhørende veg». I 2015 og 2016 er det planlagt 40 kontrollar årleg på gang- og sykkelvegane, utan at det går fram korleis ein er komme fram til dette talet. 

Det går ikkje fram av grunnlaget for plantala om det er samsvar mellom kontrollfrekvensen på riksveg og tilstøytande gang- og sykkelveg. Det er heller ikkje samsvar mellom tal kontrollar som er planlagt i grunnlaget for plantala, og dei kontrollane som ligg i plantala i ELRAPP. Plantala viser at det er planlagt 16 kontrollar årleg på gang- og sykkelveg i 2015 og 2016. 

Tilsvarande kontrolltal for gang- og sykkelveg i 2014 går ikkje fram av dokumentet «kontrollplan for oppfølging 2014».

Grunnlaget for plantala i 2014, 2015 og 2016 inneheld i all hovudsak dei prosessane som kontrakten omfattar. Vegtilsynet fann likevel nokre avvik når det gjaldt prosessane for vinterdrift, der det i kontrakten er beskrive at prosess 94 og 95 skal kontrollerast, medan det i grunnlaget for plantala er planlagt kontrollar på prosessane 91, 92 og 93.

I grunnlaget for plantala er vegnettet inndelt etter viktigheit og ÅDT. Vegnettet er delt inn i følgande 2 klassar:

  • H: Kontroll fleire gonger per år. 
  • L: Kontroll ei gong annakvart år. 

Inndelinga dannar grunnlag for kor ofte dei enkelte prosessane skal kontrollerast. Inndelinga samsvarar i stor grad med krav i SOPP.

I intervju kom det fram at kontrollingeniøren har utarbeidd eit dokument som skulle vore grunnlag for plantala. Kontrollingeniøren planlegg og utfører kontrollane sine utifrå dette dokumentet. Kontrollingeniøren kjenner ikkje til plantala som ligg i ELRAPP. Byggeleiar stadfestar å ha lagt inn plantala utifrå erfaring frå tidlegare år.

0802 Vest Telemark

Vegtilsynet fekk ikkje tilsendt dokument som viser grunnlaget for plantala i ELRAPP for 2014, 2015 eller 2016. 

Gjennom intervju kom det fram at det er ikkje utarbeidd eit grunnlagsdokument som viser korleis dei kjem fram til plantala. Plantala er basert på erfaringstal, og dei brukar entreprenøren sin aktivitetsplan når dei skal planlegge stikkprøvekontrollane. I tillegg vert det tatt omsyn til årstida ved planlegginga. 


1.3 Vert kontraktvegnettet delt i faste kontrollruter for stikkprøvekontrollar?

Alle dei tre driftskontraktane har delt kontraktvegnettet inn i faste kontrollruter og lagt dei inn i ELRAPP. 

0602 Ringerike har delt vegnettet inn i fem kontrollruter som har ein lengd mellom 14 km og 170,5 km. Gang- og sykkelveger er ikkje inkludert i kontrollrutene.

Under intervju kom det fram at kontrollrutene er overtatt frå tidlegare kontrollingeniør i kontrakten. Byggeleiinga stadfesta at kontrollrutene er modne for revisjon, då lengste ruta etter deira meining er for lang til å kunne gjennomførast på ein kontroll. Endringar i vegnettet vart opplyst som årsak til forskjellen mellom den lengste og den kortaste roden. 

0604 Hallingdal har delt vegnettet inn i fem kontrollruter. Rutene har lengder på mellom 1,6 km og 125 km. Den kortaste ruta inneheld berre gang- og sykkelvegar. 

I intervjuet vart det opplyst at dei lengste kontrollrutene må gjennomførast over to dagar. Byggeleiinga forklarte at rutene var gamle og at det var naudsynt å revidere dei for å tilpasse kontrollrutene til kontrollane, samt korte ned lengda. Det vart også opplyst om at det grunna sjukemelding og permisjon, har vore tre forskjellige personar som har utført stikkprøvekontrollane i 2014 og 2015. Kvar person har lagt opp rutene slik at dei passar med reiseavstand og hensiktsmessig lengde på ein arbeidsdag. Det er i denne perioden laga eigendefinerte kontrollruter. 

0801 Vest Telemark har delt vegnettet inn i åtte kontrollruter, og lengda varierer mellom  34 km og 78 km. Kontrollrutene inneheld ikkje gang- og sykkelvegar.

Gjennom intervju vart det opplyst at enkelte ruter kan vere noko lange når ein kontrollerer krevjande prosessar, til dømes prosess 48, drenering, men at rutelengdene stort sett er overkommelege.  


1.4 Vert vekeplanar utarbeidd i ELRAPP, og er desse i samsvar med grunnlaget for plantal?
 
Vegtilsynet fekk tilsendt grunnlag for plantal for 2015 berre for driftskontrakten 0604 Hallingdal. Den delen av problemstillinga som gjeld kor vidt vekeplanane er i samsvar med grunnlaget, kan difor berre undersøkast for denne eine kontrakten. 

2016-02 tabell 2
Tabell 1.4. Grunnlag for plantal, plantal og planlagde vekeplanar for perioden september til desember 2015.

Kommentarer til tabellen

0602 Ringerike

Planlagde kontrollar for riksveg (i følge vekeplanar) i perioden september-desember var 40, medan plantala viser 43 planlagde kontrollar. I vekeplanane var det ikkje planlagt kontrollar for gang- og sykkelveg i same periode. Plantala derimot, viser at det var planlagt seks kontrollar for gang- og sykkelveg.

I intervju vart avviket mellom plantala og vekeplanane forklart med at det sommaren 2015 vart bytta kontrollingeniør. Det tok litt tid før den nye kontrollingeniøren kom inn i systemet, og det vart difor ikkje planlagt kontrollar i samsvar med plantala. Vidare vart det opplyst at det var noko usikkerheit om kor vidt planane sikra at alle prosessane i kontrakten faktisk vart kontrollert i samsvar med krav i SOPP. 

0604 Hallingdal

Ifølge grunnlaget for plantala er det i perioden september-desember 2015 planlagt 14 kontrollar. Plantala i same periode viser 57 planlagde kontrollar, medan det i følge ELRAPP er planlagt 15 kontrollar i vekeplanane. 

Grunnlaget for plantala tek ikkje omsyn til gang- og sykkelvegar. I plantala i ELRAPP er det lagt inn seks kontrollar på gang- og sykkelveg. Det er ikkje planlagt kontrollar på gang- og sykkelveg i vekeplanane.
 
Under intervju kom det fram at kontrollingeniøren ikkje kjenner til at det er lagt inn plantal i ELRAPP. Kontrollingeniøren har utarbeidd eit dokument der kontrollane for året er planlagt og vert brukt som grunnlag for vekeplanane. Plantala i ELRAPP tek ikkje omsyn til dokumentet kontrollingeniøren har utarbeidd. 

0801 Vest Telemark

Det er ikkje lagt fram dokument som viser grunnlaget for plantala.

Planlagde kontrollar i følge vekeplanane i perioden september-desember 2015 var fem, medan plantala viser 39 planlagde kontrollar. Kva gjeld gang- og sykkelveg var det ikkje planlagt kontrollar i vekeplanane, men plantala viser tre kontrollar. 

I intervju kan verken byggeleiar eller kontrollingeniør forklare kvifor avviket mellom planlagde kontrollar i plantala og dei faktisk planlagde kontrollane i vekeplanane er så stort.


Problemstilling 2: Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med krav?

2.1 Vert stikkprøvekontrollane gjennomført i samsvar med plan?

Dagsverk

Vegtilsynet har samanlikna tal dagsverk som er planlagt i ELRAPP med dagsverk som er registrert i timeregistreringa, og funnet at det ikkje er samsvar mellom planlagt tidsbruk og faktisk tid brukt til kontroll. 

2016-02 tabell 3
Tabell 2.1 a. Tal dagsverk planlagt i ELRAPP 2013-2015, og tal dagsverk brukt på gjennomføring av stikkprøvekontrollar.

Kommentarer til tabellen

0602 Ringerike

I intervju vart avviket mellom dagsverk i plantala og faktisk brukt tid til kontroll forklart med at det ikkje var gjennomført kontrollar i samsvar med plan, samt feilføring av timar. I 2014 var det brukt mykje tid til opplæring av ny kontrollingeniør for å utføre stikkprøvekontrollar.  Dette viser igjen på gjennomførte timar til kontroll.

0604 Hallingdal

Under intervju var avviket i 2014 forklart med dobbelføring, då dei hadde lært opp ny kontrollingeniør. I 2015 hadde kontrakten for lite ressursar til kontroll, og byggeleiar måtte utføre mykje av kontrollane sjølv. Det vart difor ikkje brukt så mange dagsverk til kontroll som planlagt. Vidare kom det fram at det er sett av ressursar til å avhjelpe kontrollverksemda dersom det visar seg at det er for lite ressursar også i 2016. 

0801 Vest Telemark

Driftskontrakten 0801 Vest Telemark opplyser i eit brev som var vedlagt dokumentasjonen at: 

Oversikt over registrerte timer som er brukt til stikkprøvekontroll i «Timeregistrering produktkode C506» kan ikke oppgis for denne kontrakten, da timer er ført på produktkode C504 Gjennomføring av driftsoppgaver og C401 Gjennomføring av vedlikeholdsprosjekt. For denne kontrakten er det difor ikkje mogleg å undersøke om planlagt tidsbruk og utført tid til kontroll samsvarer. 

Under intervjuet stadfesta både byggeleiar og kontrollingeniør at dei ikkje har brukt produktkode C506 i timeregistrering.


Forholdet mellom planlagde og utførte kontrollar 

2016-02 tabell 4
Tabell 2.1 b. Samandrag av kontrollverksemda til dei tre kontraktane gjennom september, oktober, november og desember 2015.  Tala er henta frå «kontrollrapport driftskontraktar» for den enkelte kontrakt. 

Kommentarer til tabellen

0602 Ringerike: Kontrakten har utført 88 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det ikkje utført nokon kontrollar. 

0604 Hallingdal: Kontrakten har utført 23 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det ikkje utført nokon kontrollar.

0801 Vest Telemark: Kontrakten har utført 15 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det det ikkje utført nokon kontrollar.

2016-02 tabell 5
Tabell 2.1 c. Samandrag av kontrollverksemda til dei tre kontraktane gjennom heile kontraktperioden fram til 31.03.2016. Tala er henta frå «kontrollrapport driftskontraktar» for den enkelte kontrakt. 

 

Kommentarer til tabellen

0602 Ringerike: Kontrakten har utført 73 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det utført 2 prosent av dei planlagde kontrollane. 

0604 Hallingdal: Kontrakten har utført 52 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det utført 23 prosent av dei planlagde kontrollane. 

0801 Vest Telemark: Kontrakten har utført 100 prosent av dei planlagde kontrollane for riksveg. På gang- og sykkelveg er det det ikkje utført nokon kontrollar.

0602 Ringerike

Kontrakten omfattar E16, Rv 7 og Rv 35 med tilhøyrande gang- og sykkelvegar. I tabell 2.1 d (vedlegg 3) er det for planlagde/gjennomførte kontrollar tatt utgangspunkt i kontrollrapport for gjeldande år.

For 2014 viser plantala 148 stikkprøvekontrollar på riksveg og 16 kontrollar på gang- og sykkelvegar. Gjennomførte kontrollar registrert i ELRAPP er 121 på riksveg og ingen på gang- og sykkelveg. Det er gjennomført 121 kontrollar på riksveg, men ingen på gang- og sykkelvegar.

For 2015 viser plantala 148 stikkprøvekontrollar på riksveg og 16 kontrollar på gang- og sykkelvegar. Gjennomførte kontrollar registrert i ELRAPP er 127 på riksveg og ein på gang- og sykkelveg. Det er gjennomført 122 kontrollar på riksveg og ein kontroll på gang- og sykkelvegar.
0604 Hallingdal
I tabell 2.1 e (vedlegg 3), er det for planlagde/gjennomførte kontrollar tatt utgangspunkt i kontrollrapport for gjeldande år.

For 2014 (4 månader) viser dokumentasjon at det i grunnlaget for plantala er planlagt 37 kontrollar på riksveg. Det går ikkje fram at det er planlagt kontrollar på gang- og sykkelvegar i grunnlaget. I ELRAPP-plantal er det planlagt 54 kontrollar på riksveg og ein kontroll på gang- og sykkelvegar. I vekeplanane i ELRAPP er det planlagt 38 kontrollar. Det er gjennomført 34 kontrollar på riksveg, men ingen på gang- og sykkelveg.

For 2015 viser dokumentasjon at det i grunnlaget for plantala er planlagt 74 kontrollar på riksveg, og 40 kontrollar på gang- og sykkelveg. I ELRAPP plantal er det planlagt 162 kontrollar på Rv og 16 kontroller på gang- og sykkelveg. I vekeplanane i ELRAPP er det planlagt 79 kontrollar på riksveg, og ein kontroll på gang- og sykkelveg. Det er gjennomført 77 kontrollar på riksveg og ein på gang- og sykkelveg.

0801 Vest Telemark 

I tabell 2.1 f (vedlegg 3) er det for planlagde/gjennomførte kontrollar tatt utgangspunkt i kontrollrapport for gjeldande år.

Kontrakten omfattar Rv 41 med tilhøyrande gang- og sykkelvegar.

For 2014 viser plantala 114 planlagde stikkprøvekontrollar på riksveg, og seks planlagde stikkprøvekontrollar på gang- og sykkelvegar. I vekeplanane i ELRAPP er det planlagt 111 kontrollar på riksveg og ingen på gangveg. Det er gjennomført 111 kontrollar på riksveg, men ingen på gang- og sykkelveg.

For 2015 viser plantala 84 planlagde stikkprøvekontrollar på riksveg, og 6 planlagde stikkprøvekontrollar på gang- og sykkelvegar. I vekeplanane som er registrert i ELRAPP er det planlagt 126 kontrollar på riksveg og ingen på gang- og sykkelveg. Det er gjennomført 127 kontrollar på riksveg, men ingen på gang- og sykkelvegar.


2.2 Vert det gjennomført oppfølgingskontroll når tiltakstid er ute?
 
Byggeleiinga opplyste at dei først hausten 2015 vart gjort merksam på at det er mogeleg å planlegge og gjennomføre oppfølgingskontroll ved bruk av ELRAPP. 

2016-02 tabell 6
Tabell 2.2. Oversikt over dei ti siste arkiverte avvika og om det er gjennomført oppfølgingskontroll av desse.

*det finst ikkje fleire avvik på riksveg i Elrapp 2015.
**burde vore registrert som mangel.
***oppfølgingskontroll ikkje aktuelt 


0602 Ringerike og 0604 Hallingdal 

Under intervju med byggeleiinga i driftskontraktane 0602 Ringerike og 0604 Hallingdal kom det fram at avvik tidlegare har vorte meld direkte til entreprenøren. Hausten 2015 vart praksisen endra slik at kontrakten no registrerar avvik og gjennomfører oppfølgingskontroll etter at tiltakstida er gått ut. Oppfølgingskontroll vert planlagt og utført ved hjelp av ELRAPP. På denne måten avklarar dei om avviket har vorte ein mangel. Vidare vart det presisert både frå byggeleiar og kontrollingeniør at trafikkfarlige avvik framleis vert meldt direkte til entreprenør. 

Byggeleiinga har nyleg vorte gjort merksam på at det er mogeleg å planlegge og gjennomføre oppfølgingskontroll ved bruk av ELRAPP. 

0801 Vest Telemark

Under intervju kom det fram at dersom det vert funne avvik på kontrollane, vert det  gjennomført oppfølgingskontroll når tiltakstida er ute. ELRAPP vert brukt til planlegging og gjennomføring av oppfølgingskontrollen. 

Undersøkinga av avvika arkivert i 2015, visar at det for to av seks avvik er gjennomført oppfølgingskontroll. 


Problemstilling 3. Vert kontrollresultat etter stikkprøvekontrollar behandla i samsvar med krav?


3.1 Vert manglar med eller utan trekk registrert i ELRAPP i samsvar med krav? 

Vegtilsynet har undersøkt om manglar som er registrert på byggherren sin stikkprøvekontroll er arkivert rett. Manglar frå entreprenøren sin eigenkontroll er ikkje tatt med i undersøkinga.

0602 Ringerike 

Det er sendt over dokumentasjon på seks manglar utan trekk. I mangelloggen i ELRAPP er det registrert to manglar utan trekk (den eine vart registrert etter undersøkingstidspunktet), dei fire andre er ikkje lagra som mangel utan/med trekk.

I intervju kom det fram at det har vore feilarkivert fleire manglar i kontraktperioden. På undersøkingstidspunktet er det registrert ein mangel utan trekk i ELRAPP. I følge byggeleiar er det fleire manglar utan trekk, men dei er arkivert på andre måtar til dømes som  «behandlet i byggemøte» og «annet». Vidare fortel byggeleiar at han ikkje har vore klar over problemet eller konsekvensen av å arkivere feil, men at han no har blitt informert om kor ferdigbehandla manglar skal arkiverast. 

0604 Hallingdal

Det er sendt over seks manglar utan trekk. I mangelloggen i ELRAPP er det registrert fire manglar utan trekk. 

0801 Vest Telemark

Det er sendt over dokumentasjon på åtte manglar. Seks av desse er manglar utan trekk og to er manglar med trekk. Det er samsvar mellom det som er sendt over frå byggeleiinga og mangelloggen i ELRAPP. 


3.2 Vert manglar behandla i samsvar med krav?

Tabell 3.2 viser i kva grad driftskontraktane brukar dei opplista krava frå kap. C3 pkt. 8.5 (Behandling og rapportering av manglar og avvik) når dei behandlar manglane som vert avdekka i kontroll. 

2016-02 tabell 7

*Mangel er nemnt i referat, men ingenting om innhald eller behandling.
**Vegtilsynet har ikkje fått tilgang til byggemøtereferat som mangelen kan vere behandla i.
***Mangel er lagra på feil plass i ELRAPP, slik at dei ikkje kjem opp ved søk. 
 

Kommentarar til tabellen

Intervju 0602 Ringerike 

Manglar som vert oppdaga på stikkprøvekontrollane vert sende entreprenør i ELRAPP med ei beskriving av mangelen. Manglane vert i varierande grad behandla i byggemøta, men dei prøver å føre inn resultatet av behandlinga i byggemøtereferatet. Målet med behandlinga er å oppnå forbetringar hjå entreprenør. 

Intervju 0604 Hallingdal 

Dersom det vert registrert ein mangel etter oppfølgingskontrollen, vert den vidare behandla av byggeleiaren. Kontrollingeniøren har ikkje så god kjennskap til behandling av manglane. Manglane vert behandla skriftleg og dokumentert i ELRAPP. Deretter vert saka flytta inn i byggemøtet og ført inn i byggemøtereferatet. Byggeleiinga ber om skrifteleg forklaring på manglane i samsvar med krav i kap. C3 pkt. 8.5 i driftskontrakten.

Intervju 0801 Vest Telemark

Dersom det etter oppfølgingskontrollen vert bekrefta ein mangel, ber ein om forklaring frå entreprenøren. Dersom forbetringstiltaka framstår som tilstrekkeleg, og mangelen ikkje har oppstått tidlegare, vert det ein mangel utan trekk. Det kan til tider vere vanskeleg å få entreprenøren til å foreslå tiltak til forbetring, og manglar gjentek seg ofte.  Dersom mangelen oppstår på same prosess, kan det verte gjennomført trekk/sanksjon.


3.3 Vert det brukt økonomiske sanksjonar når manglar gjentek seg?

Utifrå dokumentasjon var det vanskeleg å lese kva tiltak som er sett i verk for å unngå at manglane skal gjenta seg. Det vil difor i hovudsak verte lagt vekt på opplysningar som framkom under intervju med byggeleiinga. 


0602 Ringerike

Dokumentgjennomgangen viser at det ikkje er gjennomført økonomiske sanksjoner på denne kontrakten.

Under intervjuet kom det fram at ein ved fleire høve har vurdert å gi sanksjonar for mangelfult utført arbeid i kontrakten, men at ein til no ikkje har gjort dette. Ein har hatt tilfelle der manglar har gjenteke seg, men grunna mangelfull dokumentasjon frå stikkprøvekontrollane var det ikkje mogeleg å gjennomføre sanksjon. 

Både byggeleiar og kontrollingeniør ønsker å bruke sanksjonar ved manglar som skapar farlege situasjonar og til dømes ved unnasluntring, der entreprenør lar vere å gjere arbeid for å spare pengar. Dei framhevar at ein i hovudsak ser dette problemet på rundsum-prosessane i kontrakten. 

I byggemøtereferat 10-15 går følgande fram: «Dette ble forklart med at byggherren ikke vil være et kontrollorgan for entreprenøren, og at byggeleders oppfatning av entreprenørens etterkontroll er at denne fungerer veldig dårlig. Hvis dette ikke endrer seg, vil byggeleder vurdere bruk av sanksjoner. Det er kun mangler som nå vil bli oversendt i Elrapp.» 

0604 Hallingdal

For denne kontrakten viste dokumentgjennomgangen at det ikkje er gjennomført økonomiske sanksjonar på riksveg. I byggemøtereferat nr. 4/2015 frå første vintersesongen går det fram at byggeleiinga hadde valt « [… ]å være litt lempelig denne sesongen, for at VDI skulle ha en mulighet for å «sette» rodene riktig. Neste sesong skal dette fungere perfekt; avvik vil ikke bli tolerert på samme vis».

I intervju vart det opplyst at byggeleiinga ikkje har ønskt å gjennomføre økonomiske sanksjonar første vinteren, men at dei vil verte tøffare etter kvart. Dei forklarte at det ikkje alltid er lett å bruke sanksjonsinstruksen. 

Ein del manglar gjentek seg utan at entreprenøren er villig til å komme med forbetringstiltak. Byggeleiinga meinte sanksjonar gjer samarbeidet mellom byggherre og entreprenør dårlegare, men at det er noko ein berre må tole. Før det vert gitt sanksjonar prøver ein dialog med driftskoordinator for å sikre lik praksis i kontraktane. Det vert òg gjennomført eigne fagmøter i vegavdelinga i Buskerud for å sikra lik praksis på kontrollverksemda. Desse møta opplever byggeleiaren som nyttige, sjølv om dei er uregelmessige.

0801 Vest Telemark

Dokumentgjennomgangen i ELRAPP viser at det pr. 21.03.16 er gjennomført to sanksjonar på riksveg. Desse er totalt på kr 60 000.

I intervju  stadfesta byggeleiinga at dei har gitt sanksjonar. Gjentakande manglar som byggeleiar meiner bør føre til sanksjon, vert løfta til eit felles vegforum i fylket og diskutert der før avgjerd om sanksjon vert teke. Dette vert gjort for å sikra lik praksis mellom kontraktane. Byggeleiar opplyste at vegforumet er ein god støtte og medverkande årsak til at vegavdelinga i fylket står for mange av sanksjonane i Region sør.

 

6. Funn

Tilsynsfunna vert delt inn i kategoriane avvik og observasjon:

Avvik: Mangel på etterleving av krav.

Observasjon: Innhenta data sett opp mot tilsynskriteria, der det er mogelegheit for forbetring. Utan forbetring kan det forholdet utviklast til eit avvik.


Funn 1 – avvik

Omfanget av stikkprøvekontroll vert ikkje tilpassa den enkelte kontrakt. 


Tilsynskriterium13

Det skal lagast ein plan for kor mykje tid som skal brukast til stikkprøvekontroll og kor mange stikkprøvekontrollar som skal gjennomførast (plantal). Planen skal dekke kvar månad i året og kontrollane skal vere fordelt på vegtype. Planen dannar grunnlaget for plantala som skal leggast inn i ELRAPP. Plantala for dagsverk og stikkprøvekontrollar skal leggast inn i ein tabell i ELRAPP før starten av året. 

Plantala må tilpassast den enkelte kontrakt. Vedlegg 1 til SOPP, «Stikkprøvekontrollfrekvens», inneheld ein tabell med tilrådd frekvens for stikkprøvekontroll per prosess etter trafikkmengd. Stikkprøvekontrollomfanget for prosessane er delt inn i tre nivå; fleire gonger per år, ein gong per år eller ein gong annan kvart år på alle aktuelle vegar. Tabellen er tatt inn i vedlegg 4 til rapporten, «Relevante utdrag frå kravdokumenta».

Gang- og sykkelveg skal normalt ha same kontrollfrekvens som vegen den ligg langs. 


Tilsynsbevis

Tilsendt dokumentasjon viser at det berre er 0604 Hallingdal som har utarbeidd grunnlaget for plantala som er lagt inn i ELRAPP for åra 2014, 2015 og 2016. For kontraktane 0602 Ringerike og 0801 Vest Telemark fekk ikkje Vegtilsynet dokumentasjon som viser at det er utarbeidd grunnlag for plantala for 2014-2016. 

For kontrakten 0602 Ringerike fekk Vegtilsynet tilsendt eit dokument som skulle vise korleis ein planla kontrakten. Dette dokumentet var likevel så mangelfullt at det ikkje kunne brukast som dokumentasjon i saka. Under intervju stadfesta byggeleiar at dei ikkje har klart å følge opp planlegginga av strikkprøvekontrollane i samsvar med SOPP. 

Det var ikkje samsvar mellom plantala i ELRAPP og planlagde stikkprøvekontrollar i vekeplanane i ELRAPP for nokon av driftskontraktane.  

Undersøkinga som vart gjort for driftskontrakten som hadde utarbeidd grunnlag for plantal, 0604 Hallingdal, viser at nokre av prosessane som var omfatta av driftskontraktane ikkje var inkludert i tilsendt grunnlag for  plantal for 2014, 2015 og 2016. Dette gjeld vinterprosessane, då det i kontrakten er vist til prosess 94 og 95, medan det er planlagt kontroll på prosessane 91, 92 og 93.

Vidare viser undersøkingane at 0604 Hallingdal hadde kontroll av gang- og sykkelveg inkludert i grunnlaget for plantal for 2015 og 2016, og at det var satt eit tal for kor mange kontrollar som skulle utførast. Det var ikkje utarbeida tilsvarande for 2014. 

Det vert i liten grad utarbeidd grunnlag for plantala. Der det var utarbeidd slikt grunnlag, var ikkje dette i samsvar med plantala som var lagt inn i ELRAPP. Vidare omfatta ikkje plantala alle prosessar som skulle kontrollerast i samsvar med kontrakt. Det var ikkje samsvar mellom kontrollfrekvensen på riksveg og tilstøytande gang- og sykkelveg, slik det er anbefalt i SOPP.


Funn 2 – avvik

Stikkprøvekontrollane vert ikkje gjennomført i samsvar med plan. 


Tilsynskriterium14 

Stikkprøvekontrollane skal gjennomførast i samsvar med planen for den aktuelle månaden. Stikkprøvekontrollverksemda kan i løpet av året avvike frå det planlagde. Endring kan skuldast:  

  • at tilgjengelege ressursar til kontrollarbeid vert endra
  • at resultatet frå gjennomførte kontrollar gir behov for å auke eller redusere omfanget av stikkprøvekontrollar

Tid som vert brukt til kontrollarbeid skal registrerast i timeregistrering på produktkode C506. 


Tilsynsbevis

Gjennomgått dokumentasjon viser at både 0602 Ringerike og 0604 Hallingdal har avvik mellom planlagt dagsverk og faktisk brukt tid til kontroll. Kontrakten 0801 Vest Telemark har ikkje brukt produktkode C506 til timeregistrering, sjå tabell 2.1 a under problemstilling 2.1.  

Når det gjeld forholdet mellom planlagde og utførte kontrollar har alle kontraktane avvik, sjå tabell 2.1 b under problemstilling 2.1. 

Driftskontrakten 0602 Ringerike har for dei fire månadane i 2015 utført  88 prosent av planlagde kontrollar. På gang- og sykkelveg var det ikkje gjennomført nokon kontrollar, sjå tabell 2.1.b.  I heile kontraktperioden var to prosent av dei planlagde kontrollane på gang- og sykkelveg utført, og 73 prosent av kontrollane på riksveg, jf. tabell 2.1.c. 

For kontrakten 0604 Hallingdal vart 23 prosent av dei planlagde kontrollane i 2015 (fire månader) utført. Heller ikkje denne kontrakten hadde utført nokon kontrollar på gang- og sykkelveg, jf. tabell 2.1.b. Gjennomføringsgraden for heile kontraktperioden var 23 prosent for gang- og sykkelveg og 52 prosent for riksveg, sjå tabell 2.1.c. 

Kontrakten 0801 Vest Telemark har gjennomført 15 prosent av dei planlagde kontrollane i 2015 (fire månader). For heile kontraktperioden er det 100 prosent samsvar mellom planlagde og utførte kontrollar. Til tross for at det berre er utført 15 prosent av kontrollane i fire månader i 2015, har kontrakten i kontraktperioden likevel 100 prosent oppnåing totalt. Dersom gjennomføringa i ein månad avvik frå planen, altså at det vert utført færre kontrollar enn planlagt, skal neste månad likevel gjennomførast etter planen. I følge regelverket skal det difor ikkje vere mogleg å oppnå 100 prosent samsvar mellom planlagde og utførte kontrollar dersom gjennomføringa nokre månader ikkje er i samsvar med plan. 

På gang- og sykkelveg i kontrakten 0801 Vest Telemark er ikkje nokon av dei planlagde kontrollane gjennomført i kontraktperioden, jf. tabell 2.1.c. 


Funn 3 – avvik


Manglar med og utan trekk vert ikkje registrert i ELRAPP i samsvar med krav.  

Tilsynskriterium15 

Alle avvik som vert til ein mangel, skal registrerast som mangel med eller utan trekk. 


Tilsynsbevis

Vegtilsynet sine undersøkingar viser mangelfull registrering av manglar utan trekk i ELRAPP. 

Driftskontrakten 0602 Ringerike har sendt dokumentasjon på seks manglar utan trekk, medan berre to av desse er registrert som mangel utan trekk i ELRAPP. Under intervju vart det stadfesta at manglar vert feilarkivert. 

0604 Hallingdal sende over seks manglar utan trekk. Fire av manglane var registrert som mangel utan trekk i ELRAPP.

 

Funn 4 – avvik

Manglar vert ikkje behandla i samsvar med krav. 


Tilsynskriterium16 

Byggeleiar skal gå gjennom kontrollresultat, og dei han ønsker å gå vidare med skal sendast til entreprenør for uttale. Tilbakemelding frå entreprenør skal ifølge krav innehalde ei beskriving av mangelen, vurdering av årsaka, beskriving av korrigerande tiltak og vurdering av kvalitetssystemet. 

Dersom byggherren har konkludert med at eit avvik representerer ein kontraktmessig mangel, skal dette behandlast i byggemøte. 

Krava til tilbakemelding og behandling i byggemøte må forståast slik at det ikkje er tilstrekkeleg å berre gi ei tilbakemelding eller journalføre mangelen i byggemøtereferatet. Tilbakemeldinga må vere eigna til å forsikre byggherren om at entreprenøren faktisk har forstått betydinga av mangelen, og kva ein skal gjere for å hindre at mangelen oppstår igjen. Tilsvarande gjeld behandlinga i byggemøte. Behandlinga må vere eigna til å hindre nye manglar, samt sikre at saksbehandlinga til byggherren er mogeleg å etterprøve dersom byggherren på eit seinare tidspunkt må vurdere om det skal gis sanksjon. 


Tilsynsbevis

Vegtilsynet fekk tilsendt dokumentasjon som viste korleis dei tre driftskontraktane hadde følgt opp dei siste manglane i kontrakten. Berre delar av krava i kontrakten når det gjeld tilbakemelding var oppfylt, sjå tabell 3.2. Slik Vegtilsynet ser det er det ingen systematikk i korleis tilbakemeldingspunkta var oppfylt. Korleis og kor mange av tilbakemeldingspunkta som er oppfylt, varierer frå mangel til mangel og frå kontrakt til kontrakt. For alle tre driftskontraktane mangla det tilstrekkeleg tilbakemelding på 45 prosent av tilbakemeldingspunkta. 

13 av 20 manglar var ikkje tilstrekkeleg behandla i byggemøte , jf. tabell 3.2.


Funn 5 – observasjon

Innhenta data viser at det ikkje i tilstrekkeleg grad vert sikra at plantal vert lagt inn i ELRAPP før starten av året. 


Grunngiving 

Vegtilsynet viser til tabell under problemstilling 1.1. Region sør har ikkje i tilstrekkeleg grad lagt inn plantal for ein driftskontrakt 0602 Ringerike. På undersøkingsdatoen, 1. februar 2016 kl. 10.00, var det ikkje lagt inn plantal som viser tal dagsverk og tal stikkprøvekontrollar for året 2016.


Funn 6 – observasjon

Innhenta data tyder på at det ikkje vert brukt hensiktsmessige kontrollruter. 


Grunngiving

Det vil normalt vere hensiktsmessig å dele inn heile eller delar av kontraktvegnettet i faste kontrollruter for stikkprøvekontroll. Lengda av kontrollrutene er tilrådd å vere av ein slik lengde at stikkprøvekontrollen kan gjennomførast innan ei tidsramme på 3-4 timar. 

Av tilsendt dokumentasjon går det fram at 0602 Ringerike har kontrollruter som er 170 km lange. Under intervju vart det stadfesta at desse rutene er for lange og at det er behov for revisjon. 

Vidare viser undersøkinga av 0801 Vest Telemark og 0602 Ringerike ikkje har gang- og sykkelveg inkludert i rutene sine. 


Funn 7 – observasjon 

Innhenta data tyder på at vekeplanar i ELRAPP ikkje er i samsvar med grunnlaget for plantal eller i samsvar med plantala. 


Grunngiving

Det følger av SOPP at dei planlagde stikkprøvekontrollane for dei kommande vekene skal leggast inn i ELRAPP. SOPP må tolkast slik at stikkprøvekontrollane skal planleggast for ein viss periode fram i tid, og ikkje frå veke til veke. I tillegg må vekeplanar i ELRAPP vere i samsvar med grunnlaget for plantal og plantala i ELRAPP.  

Gjennomgangen i ELRAPP viser at alle kontraktane legg inn vekeplanar for stikkprøvekontroll. For den eine kontrakten, 0604 Hallingdal, er det ikkje samsvar mellom grunnlaget for plantal, plantala og vekeplanane som er utarbeida i ELRAPP. For kontraktane 0602 Ringerike og 0801 Vest Telemark er det ikkje utarbeidd grunnlag for plantal. Det er difor ikkje mogleg å undersøke om dei planlagde kontrollane i vekeplanane samsvarar med kontrollane som er planlagde i grunnlaget. Undersøkingane viste likevel at det for dei to sistnemnde kontraktane ikkje var samsvar mellom plantala i ELRAPP og planlagde stikkprøvekontrollar i vekeplanane i ELRAPP, sjå tabell 1.4. 


Funn 8 – observasjon

Innhenta data tyder på at det ikkje vert brukt sanksjonar når manglar gjentek seg. 


Grunngiving

Dersom mangelen har oppstått tidlegare og entreprenøren lar vere å gjennomføre forbetringstiltak som avtalt, skal byggherren gjennomføre økonomiske sanksjonar.  

Vegtilsynet sine undersøkingar viser at det berre er eine driftskontrakten, 0801 Vest Telemark, som brukar økonomiske sanksjonar. Under intervju opplyste byggeleiinga at dei aktivt brukar vegforum og fagmøter for å sikre likskap mellom kontraktane når det gjeld terskel for å gi sanksjon. 

Dei to andre kontraktane, 0602 Ringerike og 0604 Hallingdal, hadde ikkje gitt økonomiske sanksjonar på undersøkingstidspunktet. Under intervju stadfesta byggeleiinga at sanksjonar ikkje vart gitt. Dei har ved fleire høve vurdert å gi sanksjonar for gjentakande manglar på kontrakten, men til no har dei ikkje gjennomført dette. Vidare vart det opplyst at ein del manglar gjentok seg utan at entreprenøren kom med eller var villig til å komme med forbetringsforslag. I følge byggeleiinga ville sanksjonar føre til dårlegare samarbeidsklima mellom byggherre og entreprenør. 

Kontrakten 0604 Hallingdal opplyste at dei ikkje ønskte å gjennomføre sanksjon første vinteren i kontrakten som årsak til manglande sanksjonar. 


7. Vurderingar

Vegtilsynet starta saka med å undersøke driftstilstanden  på fleire riksvegar, og då særleg  på vinterdrift på gang- og sykkelvegar. Resultatet viste at det var utført mykje bra vintervedlikehald, men på gang- og sykkelvegar registrerte Vegtilsynet ein del avvik. 


Mangelfull planlegging av stikkprøvekontrollar

Tilsynet har vist at  planlegginga av kontrollar er mangelfull. Planlegging skal gjerast før starten på året og sikre at type kontrollar og frekvensen vert utført i samsvar med føringar og tilpassa den enkelte driftskontrakt. 

Ein av driftskontraktane hadde ikkje lagt inn plantall i ELRAPP og to av driftskontraktane hadde ikkje utarbeidd grunnlag for plantall for 2016. Det går ikkje fram korleis driftskontraktane har sikra at plantala er i samsvar med føringar og er tilpassa den enkelte driftskontrakt. For 2014, 2015 og 2016 er det ein driftskontrakt som har lagt fram dokumentasjon på dette. I denne driftskontrakten er det brukt utdaterte  prosessar for vinterdrift. Det er ikkje samsvar mellom kontrollfrekvensen på riksveg og tilstøytande gang- og sykkelveg slik det er anbefalt i SOPP. Vidare var ikkje vekeplanar i ELRAPP  i samsvar med grunnlaget for plantala eller i samsvar med plantala. Kontrollrutene har lengde opp til 170 km, noko som er i lengste laget for å gjennomføre på 3-4 timar på ein stikkprøvekontroll. To av tre kontraktar har ikkje med gang- og sykkelvegane i sine faste kontrollruter. Vegtilsynet kan difor ikkje sjå at plantala for året er tilpassa kontraktane og at krav i SOPP er ivaretatt. 


Lågt kontrollnivå

Tilsynet har vist at stikkprøvekontrollar ikkje vert  gjennomført i samsvar med plan. Tal utførte kontrollar av planlagde kontrollar var mellom 50 og 89 prosent i kontraktperioden. Kontrollnivået var lågt, særleg på gang- og sykkelveg, der tal utførte kontrollar av planlagde kontrollar var mellom 0 og 22 prosent. 


Ufullstendig registrering av manglar

Vidare viste tilsynet ufullstendig registrering av manglar. Feil arkivering fører til at det vert vanskeleg å ha oversikten over manglane i vidare arbeid med å korrigere og førebygge. Det kan også føre til at manglane ikkje vert registrert i kontrollrapportane som gir styringsinformasjon til regionen og Vegdirektoratet. 

Oppfølging av manglar kan i nokre tilfelle synest tilfeldig og lite gjennomarbeidd. Sjølv om det enkelte gonger vert sanksjonert, ser ein ut frå dokumentasjonen at det vert gjort lite for å forbetre kvaliteten på entreprenøren sitt arbeid. Ingen av dei tre driftskontraktane får tilstrekkeleg tilbakemeldingar på manglar i samband med stikkprøvekontrollane. 45 prosent av undersøkte manglar var ikkje behandla slik dei skal i høve til kontrakten. 


Tidlegare oppståtte manglar fører ikkje til økonomiske sanksjonar 

Tilsynet tyder på at manglar som har oppstått tidlegare ikkje alltid fører til økonomiske sanksjonar. For to av kontraktane vart det i intervju påpeika at økonomiske sanksjonar gjorde samarbeidsklimaet mellom byggherre og entreprenør dårleg, og at det difor var ein høg terskel for å gi sanksjonar. Den eine kontrakten ville ikkje gjennomføre økonomiske sanksjonar den første vinteren, då entreprenør måtte få tid til å sette seg inn i kontrakten. 

I éin driftskontrakt var det  gitt økonomiske sanksjonar for manglande utført arbeid på riksveg. Dei beskriv eit godt system med bruk av Vegforum i fylket som avgjerande for lik behandling. 


Oppsummering

På grunnlag av det som er avdekka under tilsynet er Vegtilsynets vurdering at Statens vegvesen, Region sør, ikkje følger opp driftskontraktane i samsvar med krav. På gang- og sykkelvegar er oppfølginga svært mangelfull. Vegtilsynet sine stikkprøvekontrollar viser også at gang- og sykkelvegnettet på det tidspunktet Vegtilsynet undersøkte driftstilstanden ikkje var i samsvar med krava i kontrakten. Dette stadfester Vegtilsynet si oppfatning av at trafikkfarlege manglar ikkje alltid vert fanga opp på stikkprøvekontrollar. Det er grunn til å tru at dette skuldast mangelfull planlegging og gjennomføring av kontrollane, samt ei manglande evne til å krevje forbetring i entreprenøren sitt kvalitetssystem for å unngå gjentakande manglar.

Endeleg kan det synast som om det er behov for opplæring i bruken av ELRAPP. Manglande opplæring kan vere medverkande årsak til at planlegging og oppfølging av stikkprøvekontrollar ikkje skjer i samsvar med krav. I tillegg vurderer Vegtilsynet det slik at kunnskapen om gjeldande regelverk, SOPP, er for svak, all den tid nokre av dei som arbeider på kontrakten ikkje er kjend med kva krav som vert stilt til oppfølging av driftskontraktane. 


8. Tilrådingar

Det vert vist til funn og vurderingar i kapittel 6 og 7. Vegtilsynet kjem med følgande tilrådingar:


Tilråding 2015-06 nr. 1 

Tilsynet har vist at planlegginga av stikkprøvekontrollar ikkje er i samsvar med krav, sjå avvik beskrive i funn 1. Vidare er det påvist svakheiter med systemet for oppfølging av driftskontraktar, sjå observasjonane gitt i funn 5, 6, 7.

Vegtilsynet tilrår at Region sør:

  • gjennomfører tiltak slik at grunnlag for plantala for resten av 2016 vert utarbeida og vekeplanane vert planlagt deretter for dei tre undersøkte driftskontraktane 
  •  undersøker om planlegging av kontrollar er gjort i samsvar med krav for alle driftskontraktar 
  • gjennomfører tiltak for å sikre at planlegging av kontrollar vert gjort i samsvar med krav


Tilråding 2015-06 nr. 2

Tilsynet har vist at omfanget av gjennomførte stikkprøvekontrollar ikkje var  i samsvar med plan i undersøkingsperioden, sjå avvik beskrive i funn 2. 

  • Vegtilsynet tilrår at Statens vegvesen, Region sør:
  • undersøker om stikkprøvekontrollar vert gjennomført i samsvar med krav i alle driftskontraktar
  • gjennomfører tiltak som sikrar at stikkprøvekontrollar vert gjennomført og timeregistrering vert gjort i samsvar med krav


Tilråding 2015-06 nr. 3

Tilsynet har vist at manglar ikkje vert registrert og  behandla i samsvar med krav, sjå avvik beskrive i funn 3 og 4. Vidare er det påvist svakheiter ved at det ikkje vert brukt sanksjonar når manglar gjentek seg, sjå observasjon 8.

  • Vegtilsynet tilrår at Statens vegvesen, Region sør:
  • undersøker om registrering og behandling av manglar vert gjort i samsvar med krav i alle driftskontraktar
  • gjennomfører tiltak for å sikre at registrering og behandling av manglar vert gjort i samsvar med krav

 
Oppfølging av tilrådingane

Statens vegvesen, Region sør skal innan ein fastsett frist komme med tilbakemelding på korleis tilrådingane vil verte handtert, saman med ein tidsplan for gjennomføring av eventuelle tiltak. På bakgrunn av denne tilbakemeldinga vil Vegtilsynet vurdere vidare oppfølging og lukking av tilrådingane.
 

 

Vedlegg 1: Kontrollrapporter 01.09.15 – 31.12.15

0602 Ringerike
 

2016-02 vedlegg 1

0604 Hallingdal

2016-02 vedlegg 2

 

0801 Vest Telemark

2016-02 vedlegg 3

 

Vedlegg 2: Kontrollrapporter heile kontraktperioden

0602 Ringerike 01.09.2013 – 31.03.2016

2016-02 vedlegg 4

0604 Hallingdal 01.09.2014 – 31.03.2016

2016-02 vedlegg 5

0801 Vest Telemark 01.09.2013 – 31.03.2016
 

2016-02 vedlegg 6



Vedlegg 3: Samanhengen i tal kontrollar som er planlagde og gjennomførte i 2014 og 2015


0602 Ringerike

Tabell 2.1 d. Samanhengen i tal kontrollar som er planlagde i grunnlaget for plantala, plantala i ELRAPP og vekeplanane som vert laga i ELRAPP. 

2016-02 vedlegg 7

Tabell 2.1 e.  Samanhengen i tal kontrollar som er planlagde i grunnlaget for plantala, plantala i ELRAPP og vekeplanane som vert laga i ELRAPP.

2016-02 vedlegg 8

0801 Vest Telemark 

Tabell 2.1 f. Samanhengen i tal kontrollar som er planlagde i grunnlaget for plantala, plantala i ELRAPP og vekeplanane som vert laga i ELRAPP. 

2016-02 vedlegg 9


 

Vedlegg 4: Relevante utdrag frå kravdokumenta

VD-rapport nr. 35 System for oppfølging av driftskontrakter – SOPP Versjon 5 med vedlegg


2.2 Byggherrens kontrollplan

I henhold til håndbok 151 kapittel 1.4.5 skal alle prosjekter ha en kontrollplan. Før årets begynnelse skal det lages en plan for hvor mye tid som skal brukes til stikkprøvekontroll og hvor mange stikkprøvekontroller som skal gjennomføres.Plantallene endres ikke i løpet av året. Plantallene danner grunnlag for tertialrapportering i løpet av året.

Utgangspunkt for omfanget av stikkprøvekontrollvirksomhet er ca. 60 dagsverk pr. år for en gjennomsnittskontrakt. Ved planlegging av behov for stikkprøvekontroll i en kontrakt skal det tas hensyn til de lokale forhold. Forholdene i hver kontrakt varierer mye, veglengde, trafikkmengde, klimatiske forhold, topografi og prioriterte strekninger som har spesielle behov etc. Dette gjør at det må lages plantall tilpasset den enkelte kontrakt. Anbefalt frekvens for stikkprøvekontroller er omtalt i kapittel 2.4.

Lag plan for hver måned i året fordelt på vegtype basert på aktuell årstid og anbefalt frekvens. I perioden med vinterdrift skal stikkprøvekontrollfrekvensen økes.Kontrollene gjennomføres i henhold til planen som er laget for aktuell måned. Dersom gjennomføringen i en måned avviker fra planen, gjennomføres likevel neste måned i henhold til plan.

Etterhvert legges stikkprøvekontrollene for de neste ukene inn i ELRAPP. Stikkprøve-kontrollvirksomheten kan i løpet av året avvike fra det planlagte av ulike årsaker, men plantallene endres ikke som nevnt ovenfor. Endring kan skyldes:

  • at tilgjengelige ressurser til kontrollarbeid endrer seg
  • at resultatet fra gjennomførte kontroller, gir behov for å øke eller redusere omfanget av stikkprøvekontrollvirksomheten i forhold til plantallene.

Før årets begynnelse skal plantallene for antall dagsverk, og antall stikkprøvekontroller fordelt på vegtype legges inn i ELRAPP. Plantallene vil bli sammenlignet med tall for gjennomførte stikkprøvekontroller i tertialrapportene, se kapittel 3.


2.4 Anbefalt frekvens for stikkprøvekontroller

Hvor ofte det anbefales å ta stikkprøvekontroller framgår av vedlegg 1. Det må korrigeres for lokale forhold inkludert kritiske steder på vegnettet. Differensiering av frekvens skal foretas i henhold til ÅDT (årsdøgntrafikk). Tabellen i vedlegg 1 er et forslag som viser hvordan stikkprøvekontrollene kan fordele seg på prosess og veg i henhold til ÅDT:

Stikkprøvekontrollomfanget deles i tre nivåer:

  • Høyt nivå betyr at prosessen kontrolleres flere ganger pr. år på alle aktuelle veger.
  • Middels nivå betyr at prosessen kontrolleres en gang pr år på alle aktuelle veger,
  • Lavt nivå betyr at prosessen kontrolleres annet hvert år på alle aktuelle veger.

Gang- og sykkelveg har normalt samme kontrollfrekvens som kjørevegen den
ligger langs.

  • Gang- og sykkelveg kontrolleres for seg eller der det ligger til rette, kan den kontrolleres samtidig med kjørevegen den ligger langs.
  • Fortau kontrolleres sammen med den vegen det tilhører.

Frekvensen på stikkprøvekontrollene skal ta hensyn til hvordan entreprenøren
oppfyller kontrakten, det vil si at for en entreprenør som gjør en god jobb, kan
man redusere stikkprøvekontrollene. En entreprenør som gjør en dårligere jobb,
krever mer kontroll. I et slikt tilfelle vil det være nødvendig å se nærmere på entreprenørens kvalitetssystem.


2.5 Planlegging av stikkprøvekontroller i ELRAPP

For å forenkle planleggingen, vil det normalt være hensiktsmessig å dele inn hele
eller deler av kontraktsvegnettet i faste kontrollruter for stikkprøvekontroller.
[…]

2.6 Ukeplan for stikkprøvekontroller i ELRAPP

Etter at planlagte stikkrpøvekontroller for de kommende uker er lagt inn i ELRAPP kan en ukeplan for stikkprøvekontroller som vist i vedlegg 2 skrives ut. Planen viser hvilke kontrollruter som skal kjøres, prosesser som skalkontrolleres og hvem som skal utføre stikkprøvekontrollen. 


2.7 Kontroll på veg

Byggherren skal følge opp entreprenørens gjennomføring av kontrakten og oppnådd resultat på vegen. Stikkprøvekontrollene utføres i henhold til plan. […]


2.8 Bruk av ELRAPP-kontroll til kontroll av driftskontrakter

[…]
4. Oppfølgingskontroll gjennomføres når tiltakstiden er ute.


2.11 Prosedyre for behandling av avvik fra kontraktens krav

Det er entreprenørens ansvar å lukke avvik selv om byggherrens stikkprøvekontroll ikke har registrert avviket. Behandling av avvik skal skje etter følgende prosedyre:

  • Avviket er lukket av entreprenør innenfor tiltakstid.
  • Avviket er registrert, men ikke lukket. Tiltak for å lukke avvik skal være registrert i tilstandsrapport. 
  • Byggherrens stikkprøvekontroll avdekket at avvik ikke er lukket. Avviket registreres da som mangel. 

Resultatet fra behandling av avvik skal registreres i ELRAPP på en av følgende valg:

  • Annet (pkt.1 foran)
  • Mangel med trekk (pkt. 3 foran)
  • Mangel uten trekk (pkt.3 foran)

Alle avvik som blir mangel, skal registreres som mangel med trekk eller mangel uten trekk. 
De øvrige valgmuligheter skal ikke brukes for denne type avvik. 
«Logg for mangler og sanksjoner» kan skrives ut fra ELRAPP. 


2.14 Ressursbruk. Registrering av tid brukt til kontroll

Det er viktig å ha oversikt over hvor mye tid og ressurser som brukes til kontroll i kontraktane. Derfor skal tid som brukes til kontrollarbeid registreres i Timeregistrering på produktkode C506. […]


Vedlegg 1: Stikkprøvekontrollfrekvens

2016-02 vedlegg 10

Vedlegg 6: Instruks for håndtering av mangler og sanksjoner

4. Håndtering av mangler og sanksjoner

4.1 Innledning

Når byggherren oppdager et avvik, skal det vurderes om dette er en mangel som skal føre til sanksjon etter kontraktens bestemmelser. Det sendes en melding til entreprenør med dokumentasjon om det aktuelle forholdet. Hvis byggherren på bakgrunn av entreprenørens redegjørelse finner grunn til å følge opp avviket som en mangel, skal entreprenøren anmodes om en redegjørelse med henvisninger til aktuelle deler av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen. […]

På grunnlag av entreprenørens tilbakemelding, avgjør byggherren om forholdet er en mangel og hvordan denne skal følges opp. I dette arbeidet kan byggherren søke uformell kollegastøtte eller be om behandling i relevante distriktsfora eller regionale fora.

Når byggherren har konkludert om forholdet representerer en kontraktsmessig mangel, behandles dette i byggemøte.

4.2 Behandling av mangler av en type som ikke har oppstått tidligere

Hvis det er klarlagt at avviket representer en mangel av en type som ikke har oppstått tidligere i kontraktsforholdet, er det viktig å få iverksatt tiltak som gjør at den aktuelle mangelen ikke opptrer på nytt. Derfor skal entreprenøren anmodes om å legge fram en vurdering om en senere gjentagelse av lignende type kan forhindres gjennom en revisjon av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen. Hvis denne vurderingen viser at en forbedring kan skje gjennom en revisjon av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen, anmodes entreprenøren om å gjennomføre dette sammen med et forslag til avtale om hvordan forbedringen kan rapporteres tilbake til byggherren og hvordan forbedringen kan måles. Når entreprenøren medvirker til at det skjer en slik forbedringsprosess som byggherren aksepterer, og dessuten rapporterer tilbake til byggherren som avtalt, ansees byggherrens behandling av den aktuelle mangelen som avsluttet, og det gjennomføres ikke økonomiske sanksjoner.


4.3 Behandling av mangler som har oppstått tidligere

Hvis entreprenøren tidligere har gjort forbedringstiltak som er i samsvar med det som er beskrevet under pkt. 4.2, skal byggherren vurdere om det er mest hensiktsmessig å gjenta forbedringsprosessen som er beskrevet der. I så fall bør byggherren være tilbakeholden med å gjennomføre økonomiske sanksjoner slik kontrakten gir anledning til.

Hvis entreprenøren lar være å gjennomføre forbedringstiltak som avtalt, skal byggherren gjennomføre økonomiske sanksjoner. Samtidig skal entreprenøren pålegges å gjennomføre forbedringstiltak. Som en del av gjennomføringen, må entreprenøren vurdere behovet for å oppdatere sitt kvalitetssystem og/eller sin kvalitetsplan, og dessuten gjennomføre aktuelle tiltak angitt i kvalitetssystemet som omhandler hvordan forbedring skal skje. Det forutsettes at byggherren blir informert om hvilke tiltak som gjennomføres som ledd i entreprenørens forbedringsarbeid og hvordan disse har blitt gjennomført før byggherrens arbeid med å følge opp den aktuelle mangelen ansees som avsluttet. Når byggherrens arbeid med å følge opp en mangel ansees som avsluttet, skal dette angis i et byggemøtereferat.


Handbok R760 Styring av vegprosjekt

2.3.10 «Byggherrens kontrollplan»

[…]
Byggherrens kontrollplan skal angi minst følgende:

  • Hva som skal kontrolleres
  • Krav som skal oppfylles
  • Kontrollfrekvens
  • Hvem som er ansvarlig for å utføre kontrollen (NB! Formalkompetansekrav)
  • Krav til dokumentasjon

Planen skal beskrive omfang av stikkprøvekontrollen og definere ansvar.
[…]
For kontrollplan for drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar vises det til SOPP (VD-rapport nr 35). 


Driftskontraktane kap. C3 pkt. 8.5 Behandling og rapportering av mangler og avvik

Mangler entreprenøren avdekker skal rapporteres fortløpende og behandles iht.
entreprenørens prosedyrer. Rapporten skal inneholde:

  • beskrivelse av mangel (rapporteres i ELRAPP som innrapportert «avvik»)
  • vurdering av årsaken
  • beskrivelse av korrigerende tiltak, hva er gjort og tidspunkt for tiltak.
  • vurdering om senere gjentagelse av lignende type mangel kan forhindres gjennom oppdatering av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen. Vurderingen skal drøftes med byggherren. Hvis vurderingen viser at forbedring kan skje gjennom en oppdatering av kvalitetssystemet eller kvalitetsplanen, skal entreprenøren gjennomføre dette samtidig som han framlegger et forslag til hvordan forbedringen kan rapporteres tilbake til byggherren og hvordan forbedringen kan måles Entreprenøren skal svare på byggherrens meldinger om avvik og mangler. Svaret skal inneholde samme opplysninger som beskrevet foran. Svar skal foreligge senest 3 dager etter at rapporten fra byggherrens kontroll ble mottatt. Spesielt i forbindelse med vinterdriften kan byggherren fastsette en kortere tidsfrist.
     



Last ned tilsynsrapporten som PDF